Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

General Data Protection Regulation (GDPR)

Vanaf 25 mei 2018  – Villa Basta vzw

Overzicht

1. Welke gegevens worden verwerkt?

2. Waar krijgt of verzamelt je organisatie de gegevens?

3. Waarom worden de gegevens bewaard?

4. Wie verwerkt in je organisatie gegevens?

5. Wie krijgt de gegevens?

6. Wat wordt precies hoe, waar en hoelang bewaard?

7. Hoe faciliteer je de uitoefening van de rechten van betrokkenen?

Type vereniging : vzw

Villa Basta vzw is een landelijk erkende cultuureducatieve jeugdvereniging, ondersteund door de Vlaamse overheid. Villa Basta organiseert en begeleidt cultuureducatieve activiteiten met jongeren in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Hiermee wil ze creatieve goesting prikkelen en helpen ontwikkelen tot creatief talent.

Villa Basta vzw, gevestigd in de Schippersstraat 13, 3500 Hasselt is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

1. Welke gegevens worden verwerkt?


Villa Basta vzw verzamelt en bewaart persoonsgegevens van iedereen die gebruik maakt van onze diensten. De betreffende personen verstrekten zelf deze gegevens in de wetenschap dat ze worden vastgelegd.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij bewaren verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Telefoon/gsm-nummer
  • E-mailadres

Van de medewerkers bewaren we samen met het sociaal secretariaat SDWORX de volgende gegevens:

  • Rijksregisternummer
  • Burgerlijke stand
  • Aantal kinderen ten laste
  • Beroep, diploma
  • Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en acounts op verschillende sociale media (niet exhaustief: Instagram, Twitter, Facebook, YouTube …) hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over gebruikers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming

persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@villabasta.be, dan verwijderen wij deze informatie.

2. Waar krijgt of verzamelt Villa Basta de gegevens?


De noodzakelijke invulformulieren (online of op papier) die Villa Basta vzw gebruikt om haar activiteiten optimaal te kunnen organiseren, en die zij wettelijk verplicht is te verzamelen vanwege haar subsidiërende overheid, zijn uitsluitend voor de interne verwerking van Villa Basta zelf en kunnen ter inzage voorgelegd worden aan de administratie van één van de subsidiërende overheden. Zonder deze gegevens kan de activiteit niet worden georganiseerd. Wie ze invult, verklaart zich automatisch akkoord met deze privacyregel.

Enkel jongeren die 16+ zijn of een ouder/voogd van een jongere -16 jaar of de verantwoordelijke van een deelnemende groepen mogen deze gegevens invullen.

Portretrecht : Tijdens de Villa Basta activiteiten, voorstellingen of kampen kunnen foto’s en/of videobeelden genomen worden waarop de deelnemende jongeren en/of kinderen en/of toeschouwers en/of begeleiders te zien zullen zijn. Deze beelden kunnen gebruikt worden in de eigen media van Villa Basta. Zij zullen nooit aan derden worden vrijgegeven. Wie hiermee niet akkoord gaat, moet hiervan de organisatie op de hoogte stellen, voor aanvang van de eerste activiteit.

3. Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

Villa Basta vzw verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen :

  • Het kunnen communiceren van startdata, modaliteiten andere afspraken met de deelnemers en/of ouders.
  • De betalingen te kunnen afhandelen.
  • Om je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
  • Om bij ziekte of afwezigheid de betrokken personen te kunnen verwittigen.
  • Om goederen en diensten bij je af te leveren.

4. Wie verzamelt, wie verwerkt de gegevens ?

A) wie verzamelt ?

  • Alle personeelsleden, leden van de Raad van Bestuur, leden ven de Algemene vergadering van Villa Basta
  • Opdrachtgevers van Villa Basta (scholen, verenigingen, jeudgddiensten …)
  • Begeleiders van Villa Basta
  • Vrijwilligers van Villa Basta

B) Wie verwerkt ?

Enkel personeelsleden van Villa Basta vzw mogen gegevens verwerken.

Villa Basta vzw gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen

  • Microsoft Windows (met alle online en offline toepassingen)
  • Apple iOS (met alle online en offline toepassingen)

5. Wie krijgt de gegevens?

Intentieverklaring : delen van persoonsgegevens met derden

Villa Basta vzw garandeert de bekomen gegevens enkel en alleen te gebruiken voor het doel of de activiteit waarvoor ze verzameld werden en garandeert tevens de data te beschermen tegen inbraak of hacking. Zelf zal Villa Basta vzw, noch één van haar vaste of vrijwillige medewerkers (ook leden van de Raad van Bestuur en/of de algemene vergadering) de verzamelde gegevens nooit doorgeven of doorverkopen aan gelijk welke externe organisatie of individu.

De gegevens die Villa Basta vzw wettelijk verplicht is te delen om haar werking te kunnen verder zetten, zullen wel aan het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse regering, aan de belastings- en de RSZ-diensten en aan haar boekhouder worden overgemaakt.

6. Bewaring en beveiliging van de gegevens

De gegevens kunnen gedurende korte tijd in databases op het internet staan (bijvoorbeeld bij het invullen van een online formulier). Bewaring zal altijd gebeuren op externe gegevensbewaarders die offline zijn.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Villa Basta vzw bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de data worden verzameld. De gegevens worden bewaard volgens de wettelijk bepaalde termijnen. Deze bewaartermijn is bepaald door Artikel 68. van het Rekendecreet, zeggende: “De bepalingen van de artikelen 15 en 16 van de Algemene bepalingenwet zijn ook van toepassing op de Vlaamse rechtspersonen.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dit betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om jouw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie,

te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@villabasta.be .

Villa Basta vzw wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://www.privacycommission.be/nl

Contactgegevens:

Verantwoordelijke: Wouter Elen

Villa Basta vzw, Schippersstraat 13

011 72 77 77

info@villabasta.be